Para quienes trabajamos en ellos, esto es una ventaja. A diario tenemos nuevas y mejores soluciones a nuestros problemas que nos asisten y facilitan el trabajo diario.

Sin embargo, al ser tan grande la oferta y actualizarse tan a menudo, también es fácil quedarse desactualizado en poco tiempo.

Es necesario estar al día con todas las nuevas herramientas que pueden ser útiles en nuestro despacho y pueden hacer que nuestro día a día sea más ameno.

Si crees que tu despacho no está actualizado o no utilizas demasiadas herramientas, te aconsejamos seguir leyendo. Hemos realizado una lista de 7 softwares de distintos tipos que seguramente resultarán útiles en tu despacho.

7 Programas Para Aplicar A Tu Despacho Profesional

1. Holded

Holded es un programa todo en uno que te ayudará a gestionar varios aspectos de tu despacho de manera sencilla y sin necesidad de recurrir a distintos software.

Se trata de un ERP muy completo en el que podemos gestionar compras, la contabilidad e incluso hace las veces de CRM.

Si buscamos los mejores software CRM para despachos profesionales del mercado, veremos que son solamente eso: un gestor de relación con clientes.

Con Holded, encontraremos el CRM ya implementado con el ERP. De modo que toda la información está actualizada y disponible gracias a los datos que aportan también otros departamentos.

Además de por su CRM, Holded es una herramienta de gestión que nos permite automatizar varias tareas diarias y también nos asiste en otras para que tengamos que realizar la mínima intervención posible.

Desde tareas financieras más tediosas, hasta la generación de informes en tiempo real con datos extraídos de nuestra base y resultados actualizados.

Holded es una muy buena opción para la gestión integral de nuestro despacho. Más allá de los demás programas que podamos utilizar, Holded engloba todo lo más importante en un solo lugar y de manera interoperativa.

2. Zoom

Muchas empresas han empezado a realizar videollamadas o reuniones grupales a través de video a raíz de la pandemia. La situación obligaba a buscar alternativas para mantener la seguridad y no tener que dejar de trabajar regularmente.

A causa de esto, muchas empresas han decidido mantener el teletrabajo, total o parcialmente. Sea cual sea tu caso, Zoom es la herramienta más completa para poder comunicarte con tus compañeros, se encuentren dentro o fuera del despacho.

Incluye muchas opciones particularmente útiles para llamadas en grupo aunque también puede funcionar como chat grupal.

No necesita registración ni cuenta―aunque es recomendable―, nos permite realizar reuniones de hasta 500 personas, grabar las sesiones, programar las reuniones y compartir nuestra pantalla con una o varias personas.

Ya sea un seminario, una reunión a gran escala, o una conversación informal entre compañeros, Zoom es la mejor herramienta para que siempre podamos estar en contacto de manera ágil.

No importa si trabajas de forma remota o no, utilizar Zoom es una muy buena opción para simplemente hacer que sea más sencillo y se facilite la comunicación interna del despacho.

3. Trello

Un despacho profesional es, en definitiva, un compendio a veces demasiado grande de tareas por realizar. Pueden ser tareas grupales, individuales, diarias y repetitivas o proyectos que solo suceden una vez.

En algunos casos, es posible que todas estas tareas se tengan que llevar a cabo a la vez, creando un caos y arriesgándose a que alguna quede por el camino o no se le dedique el tiempo suficiente.

Trello puede servirnos para mejorar tanto la organización como la productividad de nuestro despacho. En este programa podemos añadir todo aquello que tengamos que realizar nosotros personalmente o en grupo.

De este modo podremos visualizar de antemano el conjunto de tareas pendientes y el plazo, para poder organizarnos mejor la jornada y llevar a cabo todo lo que tengamos pendiente.

A través de sus paneles, podemos añadir todas las tareas, dividirlas por proyectos, personas o plazos y filtrarlas para solamente ver aquellas que nos interesan en ese momento.

Trello puede suponer un antes y un después no solo en cuestiones organizativas, sino también en la productividad del despacho. Puede ayudar a que todos, de manera individual y en conjunto, puedan aumentar su productividad. Beneficiando, así a todo el despacho.

4. Google Workspace

Sin alejarnos demasiado del punto anterior, nos encontramos aquí con otro software que puede ser muy útil para trabajar en conjunto y de manera más cómoda.

Todas las suites de ofimática que hemos conocido hasta ahora tenían determinados problemas en común: existían muchas versiones, tenían un precio elevado, trabajaban de forma local y no era sencillo transferir los documentos.

Era posible encontrar casos donde cuatro personas tuviesen que colaborar en un documento, tener distintas versiones del mismo software y, por tanto, no poder hacerlo correctamente.

Google Workspace es un conjunto de herramientas que, si bien incluyen los clásicos programas de ofimática, van más allá. Se trata de soluciones para negocios y empresas que van desde un email personalizado y su gestión hasta una simple hoja de cálculo.

Podemos crear todo tipo de documentos de forma online, sin necesidad de descargar ningún programa. Todo funciona en la nube y puede compartirse o hasta colaborar en tiempo real utilizando solamente un navegador.

Esto supone un gran ahorro de tiempo y se evitan miles de quebraderos de cabeza causados por las antiguas suites. Google Workspace agiliza el trabajo en equipo y nos permite compartir en pocos segundos cualquier documento con la tranquilidad de saber que la otra persona podrá abrirlo.

5. Envoy

Envoy es una herramienta específica para aquellos despachos que trabajan de manera remota ―total o parcialmente. Se trata de un conjunto de utilidades que nos ayudarán a tener todo lo relacionado con el front-desk organizado, actualizado y, sobre todo, de manera virtual.

Envoy nos permite organizar el conjunto de actividades ligadas a la recepción de un despacho: el registro de los visitantes, las reservas de las salas de reuniones, las llamadas y contactos, hasta las entregas de documentos o paquetes que se reciben en la oficina.

Todo esto de manera online y accesible para cualquiera que lo necesite en pocos clicks, sin necesidad de registros horarios en papel u otros documentos. Podemos notificar la llegada de un visitante a la persona responsable y reservar una sala de reuniones en el mismo momento si fuese necesario.

Envoy no sustituye a los empleados de recepción de nuestro despacho, pero puede ayudar a que su trabajo sea muchísimo más sencillo y productivo.

6. Klippa

No podemos pretender tener un despacho profesional realmente moderno y al día con las tecnologías si aún utilizamos documentos en formatos físicos.

Además de ser poco ecológico, práctico e incómodo, también puede resultar peligroso. Es mucho más probable perder o dañar un documento físico que uno digital.

No obstante, entendemos que aunque nuestro despacho funcione de manera online, hay muchos clientes o incluso instituciones que aún trabajan con documentos de papel, y es necesario adaptarnos.

Klippa es la mejor herramienta para no tener que el uso de formatos incómodos por clientes no nos obligue a renunciar a la digitalización de nuestro despacho. Nos permite escanear y digitalizar al 100% todos los documentos relevantes de nuestra oficina.

No se trata de digitalizar como imágen, sino que Klippa analiza y reconoce los caracteres para darnos un documento 100% digital, como si se hubiese creado con un procesador de textos.

De esta manera, la indexación y almacenamiento de documentos es mucho más sencilla, ya que a la hora de buscarlos se podrá tener en cuenta el contenido y los metadatos. Lo que nos permitirá encontrar cualquier documento en segundos.

Klippa es un programa que ha llegado para revolucionar los despachos en todo el mundo y a ayudarnos a que el paso al mundo digital sea más sencillo y ameno.

7. Monday.com

Aunque su nombre nos haga pensar en una URL o una página web, Monday.com es una plataforma de colaboración que permite a los responsables de RRHH gestionar todo el ciclo de vida de los empleados en un solo lugar. 

Cuando decimos todo el ciclo, realmente nos referimos a la totalidad. Empieza desde el proceso de contratación de todos los candidatos, donde podemos fácilmente navegar entre los distintos candidatos hasta elegir la mejor opción, hasta el registro horario de su último día.

Como responsables de RRHH nos facilita la gestión ya que todo se realiza desde una sola aplicación. Pero también supone un beneficio para la plantilla ya que disponen de una herramienta donde solicitar vacaciones, bajas o controlar su ficha y, si necesario, actualizar la  información.

Monday.com, además, puede integrarse con varias aplicaciones y herramientas distintas, como Gmail, para que la plataforma pueda complementarse con tus flujos de trabajo actuales sin problemas.