¿Cómo gestionar y planificar los viajes de negocios con éxito en 2022?

Aeropuerto

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Los viajes de negocios son algo que puede ser extremadamente gratificante. No obstante, también pueden ser bastante desafiantes si no se gestionan y planifican bien.

En este artículo, hablaremos de algunos consejos para gestionar y planificar con éxito los viajes de negocios en 2022.

¿Qué es un viaje de negocios?

Un viaje de negocios conlleva asistir a reuniones, conferencias o ferias comerciales. Los viajes de negocios suelen ser realizados por vendedores, directivos u otros profesionales que necesitan reunirse con clientes o proveedores en persona.

Aunque algunos viajes de negocios pueden incluir actividades de ocio, como jugar al golf o hacer turismo, el objetivo principal del viaje siempre está relacionado con el trabajo.

Además, los viajes de negocios pueden realizarse a nivel nacional o internacional, y a menudo requieren viajar en avión, tren o coche. Como los viajes de negocios pueden ser caros y requerir mucho tiempo, muchas empresas tienen políticas estrictas que regulan cuándo y cómo se pueden hacer.

Por ejemplo, algunas empresas sólo permiten los viajes de negocios si son absolutamente esenciales para el éxito de la empresa, mientras que otras sólo pueden reembolsar a los empleados parte del coste de sus gastos de viaje.

Tanto si son necesarios para el trabajo como si no, los viajes de negocios pueden ser una forma importante de entablar relaciones con clientes y colegas y de aprender más sobre la naturaleza cada vez más global de los negocios.

Planifica tu viaje de negocios con suficiente antelación

Si estás planificando un viaje de negocios, hay algunas cosas que tendrás que tener en cuenta para asegurarte de que sea un éxito. En primer lugar, tendrás que considerar el objetivo del viaje. ¿Vas a reunirte con clientes o socios potenciales? ¿Asistirás a una conferencia o feria comercial?

Una vez que sepas el objetivo del viaje, podrás empezar a planificar tu itinerario. Si te reúnes con clientes, por ejemplo, tendrás que prever tiempo para ir y volver de las reuniones, así como tiempo para los descansos entre ellas.

Si asistes a una feria comercial, por el contrario, deberás asegurarte de que dispones de tiempo suficiente para recorrer la sala de exposiciones y hablar con los proveedores.

En cualquier caso, también es importante prever un tiempo de inactividad para descansar y recargar las pilas. Después de todo, un viaje de negocios puede ser agotador, tanto mental como físicamente.

Erika Martín explica cuáles son los elementos que debería considerar para la planificación de un viaje de negocios, sea que estés pensando este viaje para ti o para alguien más. En este artículo, recapitulamos algunos de estos elementos para tu conocimiento:

– Documentación de viaje. Esto incluye documentos de identidad, pasaportes y visados. Aparte, dependiendo del país al que se viaje, es importante considerar la inclusión de un carné de conducir internacional y un certificado de vacunas. 

– Pronóstico del tiempo. Considera el clima a la hora de hacer la maleta.

– Ficha del país. ¿Ya sabes todo sobre el país al que vas a viajar? Comienza a investigar todo sobre la cultura, geografía e historia de este país.

– Dispositivos electrónicos. Dependiendo del continente, podrán existir varios tipos de enchufes y niveles de voltios en la corriente eléctrica. Tenlo en cuenta para preparar tu viaje.

– Zona horaria. Esto es un elemento importante para considerar a la hora de hacer un viaje de negocios. ¿Por qué? Porque querrás tener un tiempo de adaptación al país de destino antes de asistir a tu evento de negocios.

– Cambio de divisas. Averigua todo sobre la divisa y las formas de hacer reportes de gastos de viaje a tu regreso.

– Equipaje. Lleva solo lo necesario para tu viaje.

– Transporte. Compra tiquetes y, si así lo deseas, considera un alquiler de coches.

– Reserva de hoteles. Siempre ten en cuenta las acomodaciones, en cualquier viaje.

– Traslados entre ciudades. Para facilitar tus traslados, puedes usar herramientas electrónicas como Google Maps.

– Logística. Aprende todo sobre la reunión a la que asistirás.

Adicionalmente, vigila que la planificación de tu viaje cumpla con tu política de viajes de empresa.

Gestiona tu tiempo mediante un cronograma de viaje

La planificación de un viaje de negocios requiere previsión y organización. Una de las cosas más importantes que hay que hacer es elaborar un cronograma. Al planificar tus días en un cronograma, aprovecharás al máximo tu tiempo mientras estás de viaje.

Empieza por hacer una lista de todas las reuniones, citas y otras obligaciones que tengas durante tu viaje. Luego, introdúcelos en un cronograma.

Es importante que seas realista en respecto de la duración de cada reunión. De este modo, podrás prever un tiempo de reserva en caso de que las cosas se alarguen. Además, no te olvides de tener en cuenta el tiempo para las comidas, los viajes y los descansos.

Incluso, puede ser útil incluir algunas actividades de ocio en tu cronograma. Después de todo, los viajes de negocios pueden ser estresantes, y es importante tomarse un tiempo para relajarse.

Haz un presupuesto para tu viaje de negocios y cíñete a él

De acuerdo con Javier Sánchez Galán, un presupuesto alude a la cantidad de dinero necesaria para enfrentar un número determinado de gastos dentro de una iniciativa o proyecto.

Dicho de otro modo, un presupuesto es la delimitación de dineros para lograr un proyecto o una iniciativa y lograr resultados esperados. Los presupuestos pueden ser realizados para viajes de negocios.

Cuando planificas un viaje de negocios, es importante crear un presupuesto y ceñirse a él lo más posible. Así, hay algunos pasos clave que puedes dar para asegurarte de que tu viaje sea asequible y productivo.

En primer lugar, tómate un tiempo para investigar los costes de viaje y alojamiento en tu destino. Asegúrate de reservar tu viaje con suficiente antelación para aprovechar cualquier oferta o descuento que pueda estar disponible.

Una vez que hayas llegado a tu destino, es importante que seas consciente de tus gastos. Si te alojas en un hotel, aprovecha el desayuno gratuito y otros servicios en lugar de comer fuera cada vez que lo hagas.

Y cuando asistas a eventos o reuniones, resiste la tentación de comprar recuerdos o bebidas para todos los miembros del grupo.

¿Qué hacer cuando las cosas van mal durante tu viaje de negocios?

Cualquier profesional de los negocios sabe que un viaje de negocios puede estar lleno de sorpresas, tanto buenas como malas. Aunque es imposible predecir todo lo que puede ocurrir, hay algunas medidas que puedes tomar para hacer frente a los imprevistos.

Inicialmente, prepárate siempre con un plan de reserva. Si tu vuelo se retrasa o se cancela, ten preparado un vuelo u hotel de reserva. También es una buena idea tener algo de dinero en efectivo a mano en caso de emergencia. 

Mantén la calma y la concentración. Si se produce un acontecimiento inesperado, es importante  pensar con claridad. Esto te ayudará a tomar la mejor decisión para ti y para tu empresa.

Se flexible y muéstrate abierto a a cambiar tus planes si es necesario. A veces lo mejor es dejarse llevar por la corriente.

Aprovecha al máximo tu experiencia de viaje de negocios

Los viajes de negocios pueden ser una experiencia agitada y estresante, pero también pueden ser una oportunidad para conocer mejor otras culturas y ampliar tu red profesional.

Aquí tienes algunos consejos que te ayudarán a aprovechar al máximo tu experiencia de viaje de negocios:

Antes de salir, investiga un poco sobre tu destino. Esto te ayudará a estar preparado para las diferencias culturales que puedas encontrar.

Cuando estés en tu destino, tómate tiempo para explorar. Esta es una gran oportunidad para conocer nuevos lugares y personas.

Aprovecha las oportunidades de establecer contactos que se te presenten. Los viajes de negocios son una gran oportunidad para conocer gente nueva y establecer relaciones.

Documenta tus experiencias. Lleva un diario de viaje o un blog para compartir tus historias con los demás. Lo que registres puede servirte como insumo para generar innovaciones en tu empresa.

Conoce nuevos lugares

Cuando se viaja por negocios, puede ser difícil encontrar tiempo para explorar tu nuevo entorno. Sin embargo, hacer un esfuerzo por conocer tu entorno puede dar sus frutos tanto en los negocios como en el placer.

He aquí algunos consejos para conocer un nuevo lugar en tu viaje de negocios:

Habla con los lugareños. Pide al personal del hotel que te recomiende lugares para comer y cosas para ver. Es probable que conozcan la zona mucho mejor que tú y que puedan ayudarte a aprovechar al máximo tu viaje.

Investiga con antelación. Antes de viajar, tómate un tiempo para investigar la zona que vas a visitar. Esto te permitirá conocer mejor el terreno y lo que hay que ver y hacer.

Dedica tiempo a hacer turismo. Aunque sólo estés en la ciudad unos días, asegúrate de dedicar algo de tiempo a hacer turismo. Ver los lugares de interés es una forma estupenda de conocer un lugar nuevo y de crear maravillosos recuerdos.

¿Estás listo para emprender tu viaje de negocios en el 2022? Repasa estos consejos para tener éxito.