La digitalización ha cambiado para siempre la forma en que nos comunicamos. Hoy en día, el correo electrónico es la vía principal para enviar contratos, facturas, reclamaciones o notificaciones importantes.
Sin embargo, hay un problema: un email normal no tiene validez legal si necesitas demostrar su envío, su recepción o su contenido ante un juez.
Ahí entra en juego el email certificado, una herramienta que combina la sencillez del correo electrónico con la seguridad jurídica de un burofax. Y con Legalpin, la solución líder en España, más de 30.000 comunicaciones se certifican cada mes de manera segura, rápida y económica.
En este artículo vamos a ver qué es un email certificado, cómo funciona, en qué se diferencia de un correo normal, qué beneficios aporta a empresas, abogados y particulares, y por qué Legalpin es la plataforma ideal para implementarlo en tu día a día.
¿Qué es un email certificado?
Un email certificado es un correo electrónico enviado con la garantía de un tercero de confianza acreditado por el Ministerio de Industria. Ese tercero, en este caso Legalpin, actúa como testigo independiente que certifica:
- La identidad del remitente.
- La identidad del destinatario.
- El contenido exacto del correo y sus adjuntos.
- La fecha y hora de envío.
- El momento de la entrega y, si ocurre, la apertura del mensaje.
En la práctica, funciona como un burofax digital, pero mucho más barato, inmediato y con trazabilidad completa.
¿Por qué un email normal no es suficiente?
Un correo electrónico tradicional puede enviarse en segundos, pero presenta varios problemas legales:
- No prueba de manera robusta quién lo envió ni qué contenía.
- No acredita que el destinatario lo recibió o que tuvo acceso a él.
- Puede ser cuestionado fácilmente en un proceso judicial.
Con un email certificado, cada comunicación genera un PDF firmado y sellado que incluye metadatos como IP, servidor de destino, navegador y sello de tiempo cualificado.
Estos elementos lo convierten en una prueba electrónica válida ante tribunales y organismos oficiales
¿Cómo funciona Legalpin?
El sistema de Legalpin ha sido diseñado para que cualquier persona pueda usarlo sin complicaciones. No necesitas instalar software nuevo ni cambiar tu proveedor de correo.
El proceso es tan simple como esto:
- Redacta el email desde tu correo habitual.
- Añade en copia la dirección de Legalpin.
- Envía el mensaje.
- Recibes automáticamente un certificado PDF que acredita el envío, el contenido, la entrega y, si ocurre, la lectura del email.
Todo se gestiona en menos de un minuto.
Características clave de Legalpin
- Cifrado extremo a extremo: solo el destinatario autorizado puede acceder al contenido.
- Cumplimiento legal: adapta tus comunicaciones a la normativa eIDAS y la Ley 6/2020, evitando sanciones por mal uso de datos.
- Certificación inmediata: cada email genera un certificado automático, válido en España y la UE.
- Integración sencilla: funciona con tu correo habitual. Basta con añadir a Legalpin en copia.
4 Beneficios prácticos del email certificado
1. Ahorro frente al burof
El envío de un email certificado con Legalpin cuesta hasta un 70 % menos que un burofax. Además, no requiere desplazamientos ni esperas: se gestiona desde tu propio correo en segundos.
2. Validez legal reconocida
Los certificados de Legalpin tienen plena validez en España y en toda la Unión Europea. Son aceptados como prueba en procesos judiciales, administrativos o mercantiles.
3. Comodidad absoluta
No necesitas aprender a usar un software nuevo. Legalpin se integra en tu flujo habitual de correo electrónico.
4. Seguridad jurídica
Cada comunicación queda sellada digitalmente y almacenada con trazabilidad completa: envío, entrega, lectura y contenido íntegro.
Casos de uso reales
Para abogados
Antes de presentar una demanda, es necesario acreditar el intento extrajudicial. Con Legalpin, basta con enviar una oferta vinculante o una reclamación por correo y obtendrás un certificado inmediato que demuestra la puesta a disposición del mensaje. Incluso si el destinatario no abre el email, la notificación queda validada.
Para empresas
El email certificado es ideal para comunicar despidos, sanciones, renovaciones, cambios contractuales o reclamaciones de impago. Cada comunicación queda respaldada por un PDF firmado que incluye todos los metadatos necesarios para auditoría interna o procesos legales.
Para particulares
Reclamar a un banco, a una aseguradora o a un arrendador puede ser complicado si la otra parte niega haber recibido tu comunicación. Con Legalpin, envías un correo normal, lo certificas y obtienes una prueba válida que neutraliza el clásico “no recibimos nada”.
Comparativa: Email normal vs Email certificado vs Burofax
| Aspecto | Email normal | Email certificado con Legalpin | Burofax tradicional |
| Rapidez | Instantáneo, pero sin constancia legal | Instantáneo con certificado automático | Más lento, depende del reparto |
| Coste | Bajo, pero sin validez probatoria | Hasta 70 % más barato que un burofax, con validez legal | Alto, con costes adicionales |
| Validez legal | Limitada, requiere prueba pericial | Plena validez en ES y UE, aceptado en tribunales | Tradicionalmente aceptado, pero menos trazable |
| Facilidad de uso | Muy fácil, sin garantías legales | Igual de fácil que un email normal | Requiere gestiones externas |
| Trazabilidad | Nula | Completa: PDF firmado con hash, IP y sello temporal | Acuse limitado, sin metadatos técnicos |
Cómo enviar un email certificado paso a paso
- Escribe tu mensaje desde tu cliente de correo habitual.
- Añade la dirección de Legalpin en copia.
- Decide si quieres enviarlo a uno o varios destinatarios.
- Haz clic en enviar.
- Recibe automáticamente un certificado que documenta todo el proceso.
Así de sencillo. Sin software adicional, sin esperas y con validez legal garantizada.
¿Qué diferencia a Legalpin de otras soluciones?
- Reconocimiento oficial: Legalpin es un tercero de confianza acreditado por el Ministerio de Industria.
- Alta escalabilidad: más de 30.000 envíos certificados cada mes.
- Soporte experto: asistencia rápida y especializada en protección de datos.
- Pruebas reforzadas: cada certificado incluye hash del contenido, IP, navegador y servidor de destino.
Conclusión
El email certificado es mucho más que una obligación digital: es la manera más eficiente y segura de proteger tus comunicaciones en 2025.
Con Legalpin, obtienes la rapidez del correo electrónico, la validez legal de un burofax y un coste hasta un 70 % menor. Ya seas abogado, empresario o particular, esta herramienta te permite notificar con confianza, cumplir con la normativa y ahorrar tiempo y dinero.
