La firma digital es una herramienta fundamental para poder garantizar que los acuerdos cerrados por internet tengan una validez legal, aportando fiabilidad y confianza a los participantes en los mismos. Las empresas utilizan hoy en día de manera habitual la firma digital. Con sólo enviar un SMS certificado o un email, a través de una empresa que ofrezca garantías de calidad y regulación, tercero de confianza, los destinatarios pueden firmar documentos, pólizas, contratos, nóminas, presupuestos, etc..
Por qué es importante la firma digital para una empresa
El proceso para firmar digitalmente toda clase de documentos se ha ido extendiendo poco a poco entre las empresas. Las ventajas que aporta en cuanto a movilidad, seguridad y operatividad ha propiciado que su uso se extienda entre toda clase de negocios.
Los principales beneficios que aporta la firma digital a una empresa son:
Incremento de la confianza y seguridad
La firma digital es un elemento indispensable para que se puedan cerrar acuerdos o firmar documentación a través de internet. Es la forma de estar seguros de que la firma la realiza la persona correcta y que, por lo tanto, el documento firmado tiene total validez. Y de añadido, ha incrementado la confianza de personas, entidades y empresas a la hora de hacer negocios por la red.
La firma digital tiene la misma vinculación legal que la firma tradicional plasmada sobre un documento o contrato en papel. Una vez firmado un documento no puede ser manipulado, manteniendo siempre la integridad de su información.
Reducción del uso de papel
Con la firma digital el gasto en papel y otros consumibles se reduce de forma notable, como en tintas o toners de impresora. Además del ahorro económico también es una buena forma de colaborar en el cuidado del medioambiente con un consumo más contenido de recursos que son finitos.
Muchas empresas solían acumular una gran cantidad de documentación importante lo que les llevaba a disponer de espacio de almacenamiento específico. Con la firma digital toda esa información importante se almacena digitalmente reduciendo los costes logísticos asociados al almacenamiento y mantenimiento de documentos de papel.
Disminución de costes operativos
Con la firma online las empresas son más flexibles, evitando desplazamientos innecesarios o pudiendo realizar operaciones que antes hubiesen sido pospuestas por la imposibilidad de la presencia física para la firma. También acelera los procesos administrativos haciendo que el negocio funcione de forma más ágil (elimina la necesidad de escanear, sacar copias, compulsar documentos, evitar extravíos, etc.).
Por lo tanto, la firma digital ha permitido una disminución de los costes operativos, así como un aumento del grado de movilidad y flexibilidad de las empresas. Es un procedimiento que se ha extendido a nivel empresarial posibilitando que los negocios puedan operar por internet con un alto grado de seguridad y confianza. Sus beneficios también están relacionados con la agilidad del negocio y con una reducción de costes, tanto en papel y consumibles, como en el ahorro de procesos y traslados no necesarios.
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