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Los programas de facturación: una revolución para las empresas

Los programas de facturación: una revolución para las empresas
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La gestión de las facturas, que puede convertirse en una de las tareas más farragosas para las empresas.

jueves 14 de febrero de 2019, 13:51h

La revolución tecnológica llegó para quedarse y mejorar la productividad de las pequeñas y grandes compañías. Por un lado, supone un desafío porque pone a prueba las capacidades innovadoras y de adaptación de las empresas, pero al mismo tiempo ha abierto todo un abanico de oportunidades para potenciar el negocio, reducir costes y mejorar su eficiencia.

También en la gestión de las facturas, que puede convertirse en una de las tareas más farragosas para las empresas, aunque sea una laboral vital porque de nada sirve aumentar las ventas y el número de clientes si no se cobra a tiempo o, lo que es peor, nunca. Pero ahora los avances tecnológicos permiten disponer de herramientas versátiles y útiles. Hasta hace pocos años podían resultar costosas o complicadas de mantener y usar, pero el escenario ha cambiado y ya están al alcance incluso de pymes, microempresas o incluso autónomos a precios competitivos.

Gracias a los diferentes software de gestión, los empresarios pueden automatizar de manera eficaz la realización de facturas, sincronizarla con otros sistemas de gestión (por ejemplo, la contabilidad o inventarios) y mantener un seguimiento de las gestiones comerciales.

Ahora bien, ¿cómo elegir el programa de facturación en línea más apropiado para una empresa? Existen plataformas como Appvizer que pueden ayudar a encontrarlo porque permite, en apenas unos minutos, comparar funciones, precios y tipos de software para todo tipo de empresas. Este comparador ayuda a seleccionar el mejor programa para controlar todos los procesos internos de la organización y mejorar la productividad. Son innovadoras herramientas tecnológicas que garantizan a las empresas llevar un mayor control de todos los procedimientos administrativos, operativos y contables.

A la hora de elegir es importante tener en cuenta varios aspectos. Uno de ellos es que sea intuitivo y fácil de usar, para acceder rápidamente a las distintas funcionalidades para cumplir con las tareas. También que permita personalizar los documentos, para que la factura incluya los logos, colores y demás elementos identificativos de la empresa. Del mismo modo es recomendable que el editor ofrezca la posibilidad de comunicación con un técnico que oriente en tiempo real y resuelva las dudas rápidamente. Además, otra de las claves es la seguridad y que tanto el nombre, la dirección de los clientes, el volumen de pedidos, entre otros, estén protegidos. Por último, el precio, que dependerá del número de funciones o asalariados. Algunos proveedores ofrecen 30 días de prueba gratuita, una solución ideal para probar la herramienta.

Hay tipos de programas de facturación que se instalan en el servidor o en los ordenadores de la empresa, son más seguros pero tienen algunas desventajas, como no poder acceder al mismo desde cualquier punto o realizar las actualizaciones manualmente. Otros están en línea y es posible acceder a ellos desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, son escalables y se actualizan automáticamente, pero pueden ser menos seguros.

Existen muchas opciones, algunas incluso gratuitas. Entre ellas, por ejemplo, aparece Zoho Invoice, que es útil para empresas con menos de cinco clientes y que se puede integrar con aplicaciones del tipo de Paypal, GSuite y Google Drive. Otro de estos software es ContaSimple (para menos de 10 clientes) y que permite crear facturas en varios idiomas.

En la lista de los programas más utilizados aparecen los siguientes:

- Anfix: se trata programa de facturación de interfaz muy funcional pero sencillo y práctico a la vez, que permite realizar facturas de todo tipo, conectar con las entidades bancarias para realizar trámites, presentar impuestos, o digitalizar tickets, entre otros.

- Factura Directa: ofrece soluciones a medida, puedes realizar todo tipo de gestiones relacionadas con la facturación y la contabilidad, se puede usar sin conexión a Internet y tiene un periodo de prueba de 30 días.

- SageONE: es uno de los programas de facturación y contabilidad para autónomos y pymes más utilizados. Se integra con aplicaciones como Teamleader y Google Drive para ofrecer una cobertura funcional mucho más amplia.

- Contamoney: online completamente, intuitivo y muy fácil de usar. Ofrece funcionalidades avanzadas como la gestión de impuestos, la sincronización bancaria y la gestión multimoneda.

- Factomos: posee cifrado de datos y exportaciones a documentos PDF. Además, dispone de una app móvil gratuita para la gestión de las notas de gasto.

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