Ferias empresariales: cómo organizarse para obtener éxito

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Ferias empresariales: cómo organizarse para obtener éxito

Feria empresarial

Sea cual sea tu fin, empresas como Contemporanea Eventi ponen a nuestro servicio toda su maquinaria organizativa a nuestro servicio, y de paso nos recomienda varios puntos a tener en cuenta para que nuestra feria sea un éxito.

Cada vez es más popular celebrar eventos por parte de emprendedores o empresas ya consolidadas con el fin de obtener diferentes beneficios: fidelizar clientes, lanzamiento y promoción de un nuevo producto, dar a conocer la empresa o, simplemente, dar un incentivo a los trabajadores…. Sea cual sea tu fin, empresas como Contemporanea Eventi ponen a nuestro servicio toda su maquinaria organizativa a nuestro servicio, y de paso nos recomienda varios puntos a tener en cuenta para que nuestra feria sea un éxito.

¿Qué tipo de evento empresarial quiero y puedo organizar?

Si ya has decidido que vas a organizar un evento empresarial, lo primero que tenemos que tener claro es lo que queremos obtener con el evento, ya que este punto condiona todo lo demás, de ahí que sea el primer punto. En función de esta decisión deberá girar toda la organización, ya que está claro que no podremos orientar igual una fiesta para incentivar a los trabajadores que para lanzar un nuevo producto, ni los costes serán los mismos.

Echando una rápida ojeada a las ferias actuales, los tendríamos de varias categorías:

-Los puramente empresariales: lanzamientos, inauguraciones y presentaciones

-Reuniones formales: seminarios, congresos, workshop…

-Gastronómicos: desayunos, coctel, cenas o comidas…

Primeros pasos

Debemos comenzar teniendo en cuenta la fecha en la que queremos ubicar nuestro evento, prestando especial atención a eventos similares de la competencia y las condiciones climatológicas esperables según la zona (aunque desde la lejanía esto sea totalmente impredecible, podemos hacer una estimación), el objetivo de todo esto es encontrar la zona idea, ya que no podemos organizar un evento empresarial de lujo en un entorno rural y viceversa. Cuando tengamos las dos cosas anteriores decididas (parece fácil, pero entrarán muchos factores en juego que nos complicarán el camino) debemos comenzar a elaborar un programa del evento: actos, horarios, profesionales invitados, diseño de stands

Una vez establecido lo anterior…

Si queremos ahorrarnos quebraderos de cabeza lo ideal es contratar a una agencia de organización de eventos. Pero, si nos creemos capaces de poder seguir adelante con nuestro evento empresarial, el siguiente paso será ver los servicios externos que necesitamos: catering, azafatas, guardarropa, sonido, luces…

Una vez que tengamos todo esto, empieza la fase más compleja de todo el proceso, que es hacer visible nuestro evento, sobre todo a las personas para las cuales está dirigido. A los invitados debemos enviarles una invitación, ya sea vía email, correo postal… y, si necesitamos una cierta rentabilidad (como una feria de ocasión, por ejemplo), no está de más contar con los medios de comunicación pertinentes.

Otros detalles importantes

Si el evento empresarial se va a dividir en varios días, sería una muy buena idea ponerse en contacto con un hotel y acordar precios para todos aquellos invitados que lo necesiten, este proceso lo podemos repetir con medios de transporte públicos, privados, etc. Es también de vital importancia disponer SIEMPRE de “plan B” para casi todas las cosas que pudieran fallar o salir mal. De esta manera podremos ofrecer (pase lo que pase) una buena imagen de marca. Cuando la celebración se haya terminado, un buen ejercicio es evaluar como funcionó el evento y hacernos una auto-crítica para mejorar y aprender de cara a un futuro.

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